Stressfrei einen Kindergeburtstag organisieren: Meine Tipps für euch

Einladungskarten selbst gestalten, mit den Kindern im Laden die Dekoration aussuchen und liebevoll gemeinsam basteln: So wollte ich eigentlich den nächsten Kindergeburtstag organisieren. Leider schaffe ich das im Spagat zwischen Beruf und Familie nicht immer. Beim Thema Kindergeburtstag planen, musste ich mich die letzten Jahre von meinem lästigen Perfektionismus verabschieden. Denn grundsätzlich macht es mir viel Spaß, Geburtstagspartys für Kinder zu organisieren. Ich muss dabei nur darauf achten, dass ich mich nicht zu sehr von den tollen Basteleien im Internet beeindrucken lasse. Wichtig ist, dass ich beim Thema Kindergeburtstag eine gute Mischung zwischen Selbstmachen und „Fertig-Kaufen“ finde.

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Ganz entspannt: Kindergeburtstag organisieren und planen

Im Laufe der Jahre habe ich einige Tipps & Tricks gesammelt, die mir helfen, den Kindergeburtstag so stressfrei wie möglich zu planen und zu organisieren. Auch für die Geburtstagspartys selbst haben mein Mann und ich uns ein paar Überlebensstrategien für den Kindergeburtstag zurechtgelegt. Damit auch ihr von unsren Erfahrungen profitieren könnt, habe ich in diesem Artikel unsere Ideen, Anregungen und Tipps für eine stressfreie Geburtstagsparty zusammengestellt.

Mir helfen eine gute Vorbereitung und Planung, um den Kindergeburtstag stressfrei anzugehen. Das Planen gibt mir Sicherheit. Auch wenn ich natürlich weiß, dass so eine Geburtstagsfeier mit vielen Kindern unberechenbar sein kann 😉. Das bringt mich gleich auf meinen ersten Tipp bzw. auf die ersten Fragen, die sich Eltern häufig stellen:

Wie viele Kinder sollen wir zum Geburtstag einladen?

Den Grundsatz, dass das Geburtstagskind nur so viele Kinder einladen soll, wie es selbst Jahre alt wird, kennt wahrscheinlich jeder. Dennoch finde ich ihn als grobe Orientierung sinnvoll. Ich weiß allerdings auch, wie schwierig es sein kann, ein Kind auf eine feste Zahl zu beschränken. Vielleicht ist die Maximalzahl mit dem Kind im Vorfeld verhandelbar und ihr einigt euch auf die Mitte. Wenn ihr Kinder habt, die wirklich deutlich mehr Kinder einladen wollen als ihr euch zutraut, dann holt euch Unterstützung von Freunden oder Großeltern. Auch professionelle Betreuer (innen) helfen bei der Feier. Eine weitere Möglichkeit ist es, den Kindergeburtstag außer Haus zu feiern.

Bei der Planung der Geburtstagsfeier solltet ihr auch eure Wohnsituation und die Jahreszeit beachten. Wir haben jahrelang in einer Drei-Zimmer-Wohnung im dritten Stock gewohnt. Dort mit vielen Kindern (meist alles Jungs) einen Kindergeburtstag zu feiern, war für uns am Anfang sehr stressig. Kein Platz, wilde Jungs und schlechtes Wetter waren die absoluten Stimmungskiller – zumindest bei uns Eltern.

Deshalb mein Tipp zur Anzahl der Gäste bei der Geburtstagsfeier: Lasst euch nicht so sehr von anderen und den Vorgaben beeinflussen. Horcht lieber in euch hinein und stellt euch folgende Fragen im Vorfeld:

Anzahl der Gäste: Nützliche Fragen

• Seid ihr bereits gestresst, wenn ab- und an Freunde mitkommen? Oder stört euch der Trubel und das Toben der Kinder normalerweise kaum? Je nachdem wie eure Antwort ausfällt, solltet ihr eher mehr oder weniger Kinder einladen.

• Haben die Kinder viel Platz zum Spielen und Wildsein während des Kindergeburtstags? Oder müsst ihr irgendwie schauen, dass ihr überhaupt alle unter bekommt? Könnte es sogar sein, dass die Nachbarn sich über den Lärm beschweren? Auch das sind für mich ganz wichtige Punkte bei der Organisation und Planung des Kindergeburtstages.

• Welches Temperament hat das Geburtstagskind und die Gäste? Kennt ihr die Kinder vielleicht schon ein wenig und wisst, dass sie in bestimmen Konstellationen total aufdrehen? Dann überlegt euch Strategien, wie ihr diese Kinder mit in den Geburtstagsablauf integrieren könnt. Rechnet ihr hingegen mit ruhigen Kindern, die gerne malen und basteln, könnt ihr eventuell auch mehr Kinder einladen.

Weniger kann mehr sein

Wir sind bisher immer gut und relativ stressfrei damit gefahren, weniger Kinder als die Jahreszahl des Kindes einzuladen. Denn unsere Jungs und deren Gäste waren eher wild. Mal- und Bastelangebote wurden zwar am Kindergeburtstag angenommen, waren aber sicher nicht Nachmittag füllend. Dabei war es natürlich nicht immer einfach, die Kinder davon zu überzeugen, dass bei der Gästeanzahl weniger mehr sein kann.

Ein Weiterer Tipp: Wem es schon beim Lesen dieser Zeilen vor dem nächsten Kindergeburtstag graut, sollte über folgendes nachdenken:

a) Macht den Kindergeburtstag relativ exklusiv und ladet wirklich nur 3-4 Kinder ein (auch wenn eure Kinder schon größer sind). Damit euer Kind sich auf den Deal einlässt, müsst ihr ihm natürlich auch etwas Besonderes bieten. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Übernachtungsparty oder einen Ausflug in einen Freizeitpark?

b) Denkt darüber nach, den Kindergeburtstag organisieren zu lassen und/oder holt euch professionelle BetreuerInnen mit ins Boot.

Kindergeburtstag organisieren: Wann soll ich mit dem Planen der Feier beginnen?

Das hängt natürlich stark von deiner Stressresistenz ab. Wenn du eher der Typ „Auf-den-letzten-Drücker“ bist und erst bei Zeitdruck zur Hochform aufläufst, genügt es wahrscheinlich, wenn du zwei Wochen vor dem Kindergeburtstag mit den konkreten Planungen beginnst. Falls du es dann auf die Schnelle nicht schaffst, Einladungen für den Kindergeburtstag zu basteln, kaufe einfach welche oder lade vorab per WhatsApp ein.

Menschen, die wie ich gerne alles im Griff haben und davon überzeugt sind, dass Planung die halbe Miete ist, sollten definitiv früher beginnen. Hier meine Checkliste für Eltern, die gerne auf Nummer sicher gehen und mit den Kindern zuhause feiern wollen.

Checkliste für die stressfreie Planung des Kindergeburtstags

Einen Monat vor der Geburtstagsparty

• Motto für den Kindergeburtstag festlegen
• Ideen für die Einladungskarten sammeln
• Anzahl der Gäste festlegen
• erste Ideen zu Deko, Spielen und Essen sammeln

Die folgenden Mottopartys haben wir übrigens bereits erfolgreich organisiert. In allen Artikeln findest du viele Ideen und Tipps zur Deko, zu unterhaltsamen Spielen, leckerem und kindgerechtem Essen sowie schöne Geburtstagseinladungen. Schaue doch gleich mal rein. Dann sparst du dir bestimmt einiges an Planung und Organisation des Kindergeburtstages.

• Monster-Party
• Polizeiparty
• Piraten-Party
• Dinoparty
• Ice-Age-Party
• Krankenhaus-Party
• Vampirparty
• Weltraum-Party

Zwei Wochen vor der Geburtstagsfeier deines Kindes

• Zeitrahmen für die Feier festlegen (und auf die Einladungskarten gleich mit drauf schreiben)
• Einladungskarten basteln oder kaufen und verteilen
• Ggf. eine Geburtstagskiste in einem Laden zusammenstellen
• Dekoration, Spiele und Mitgebsel festlegen sowie die entsprechenden Utensilien besorgen. Ich empfehle diese Dinge deshalb so früh zu machen, da es manchmal gar nicht so einfach ist, alles für die Wunschdeko und Spiele zusammenzubekommen. Vor allem, wenn man nicht alles selbst machen möchte und auf bestimmte Geburtstags-Sets zurückgreifen will.
• Helfer und/oder Babysitter (für kleinere Geschwister) organisieren

Eine Woche vor dem Kindergeburtstag

• einen groben Ablaufplan für den Kindergeburtstag festlegen
• schauen, ob sich alle eingeladenen Kinder zurückgemeldet haben, ggf. nachfragen
• Dekoration basteln
• Inhalte für die Mitgebseltüten festlegen, fehlende Dinge noch besorgen
• Kuchen und ggf. Abendessen festlegen
• Spiele vorbereiten und ggf. noch Gewinne besorgen

Zwei bis drei Tage vor der Geburtstagsfeier

• Essen und Süßigkeiten einkaufen
• letzte Abstimmung mit eventuellen Helfern

Einen Tag vor dem Kindergeburtstag

• Kuchen backen und das Essen soweit wie möglich vorbereiten
• Dekoartikel und alles für die Spiele bereitlegen (z.B. bereits eine Schatzkarte mit den dazugehörigen Fragen erstellen, die Schatzkiste und/oder Pinata befüllen)
• konkreten Ablaufplan der Feier festlegen
• Ersatz-Spiele planen (falls Langeweile aufkommt), Leseecke herrichten (falls die Party zu wild wird und nur noch Vorlesen oder eines der Kinder lesen lassen hilft)

Wie bereits geschrieben, ist das ein Plan für Eltern, die gerne alles im Griff haben und bei Zeitdruck schnell in Stress geraten. Und für diejenigen, die sich mit guter Planung beim Kindergeburtstag einfach sicherer fühlen. Falls du nun feststellst, dass du eigentlich schon zu spät für all das dran bist, keine Panik. Die Geburtstagsfeier muss nicht immer perfekt und zu aufwendig sein. Sämtliche Utensilien kann man oftmals als Geburtstags-Party-Box komplett kaufen, Schatzsuchen jeglicher Art gibt es ebenfalls bereits vorgefertigt und als Kuchen genügt auch ein einfacher Kastenkuchen mit Smarties oder Gummibärchen drauf.

Kindergeburtstag organisieren: schnell und einfach

Für alle, die wirklich nicht viel selbst planen und organisieren wollen, gibt es inzwischen beim Thema Kindergeburtstag großartige Hilfen.

Geburtstags-Motto-Boxen helfen bei der Planung

Die Planung und Organisation eines Kindergeburtstages findet bei mir meist am Abend statt. Da finde ich es super praktisch, dass ich fast alle Utensilien für die Party online bestellen kann. Gerne bestelle ich bei Tambini oder Firlefantastisch. Bei der Auswahl der Artikel suchen die Geburtstagskinder natürlich selbst mit aus. Neben diesen beiden Online-Shops gibt es eine Vielzahl an weiteren Anbietern. Wer es sehr individuell und ausgefallener mag, sollte mal bei in einer box oder inabox vorbeischauen.

Da ich die Kindergeburtstage meiner Kinder gerne individuell zusammenstelle, bestelle ich auch manche Dinge bei Amazon. Ich weiß, dass dies nicht jedermanns Sache ist. Aber in punkto Auswahl sind die Angebote dort für mich oft unschlagbar. Und ich habe auch bereits einige Sachen gefunden, die ich bereits mehrmals verwendet habe.

• Diese Autokuchen-Backform* kam bereits bei der Polizeiparty als auch beim Feuerwehrgeburtstag zum Einsatz

• Weißen Fondant* habe ich für die Ice-Age-Party als auch für den Krankenhaus-Geburtstag verwendet. Diese bunten Zuckerschriften* kamen bisher auf fast jedem Kuchen und den Geburtstags-Muffins zum Einsatz.

• Die Wackelaugen* klebten auf den Einladungen zur Monsterparty als auch auf denen zur Krankenhausparty.

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Den Organisationsaufwand für den Tagesablauf nehmen dir komplette Geburtstags-Pakete ab. In diesen Paketen sind meist Einladungen, konkrete Spielanleitungen und eine spannende Geschichte enthalten. Selbst getestet habe ich solch ein Themen-Paket bisher allerdings noch nicht. Dafür bin ich zu individualistisch und habe zu viele eigene Ideen. Bei meiner Recherche für diesen Artikel zum Thema „Kindergeburtstag stressfrei planen und organisieren“ bin ich auf mydinobox gestoßen.

Fertige Schatzsuchen zum Kindergeburtstag – einfach Losrätseln

Eine Schatzsuche gehört bei uns zu jeder Kindergeburtstagsfeier mit dazu. Mit steigendem Alter der Kinder wird oft auch der Organisationsaufwand für die Eltern größer. Wer keine Lust und Zeit hat, sich die Schatzsuchen selbst auszudenken, kann auf fertige Schnitzeljagden zurückgreifen. Die Schatzsuchen zu den unterschiedlichsten Geburtstagsmottos könnt ihr online ganz einfach runterladen, ausdrucken und losrätseln.

Oftmals müsst ihr aber ein wenig Zeit für die Vorbereitungen einplanen. Wir haben für das Organisieren und Vorbereiten der fertigen Schatzsuchen zum Kindergeburtstag meist 2-3 Stunden gebraucht. Dafür waren die Kinder aber dann bei der Feier auch mindestens 2 Stunden gut beschäftigt. Empfehlen kann ich euch die Vorlagen von Grapevine und AUSGEFUXT**. Wobei ich finde, dass die Schatzsuchen von AUSGEFUXT liebevoller gestaltet sind, es aber dafür rätseltechnisch teilweise ganz schön in sich haben. Zumindest die Schatzsuchen für Kinder ab 10 Jahren sind auch in der Vorbereitung für die Eltern etwas aufwendiger.

Nichtsdestotrotz spart ihr natürlich bei den fertigen Schnitzeljagden einiges an Zeit beim Kindergeburtstag organisieren!

Für Kinder ab 4 Jahren gibt es bei AUSGEFUXT beispielsweise diese schöne Piraten-Schatzsuche: „Hinkebein sucht seinen Schatz“**.  Und Kinder ab 10 Jahren haben bei der Weltall-Schatzsuche „Verloren im Weltall II“** richtig viele Aufgaben und Rätsel zu lösen.

Komplette Orga des Kindergeburtstages outsourcen

Eltern, die mit diesem Geburtstags-Orga-Kram so gar nichts anfangen können, können die Planung und Organisation des Kindergeburtstages natürlich auch komplett abgeben. Ich bin mir sicher, dass es fast überall inzwischen Dienstleister gibt, die die Geburtstagspartys organisieren. In München plant und organisiert beispielsweise Marie mit ihrem Team Kindergeburtstage. Diese Variante ist für Eltern sicher extrem stressfrei. Für mich persönlich ist das nichts. Ich plane und organisiere ja selbst total gerne die Kindergeburtstage meiner Jungs. Da wäre es ziemlich doof, dies outzusourcen 😉.

Tipps & Strategien für einen stressfreien Kindergeburtstag

Für alle, die so wie ich die Organisation des Kindergeburtstages gerne selbst in die Hand nehmen, folgen zum Abschluss noch ein paar erprobte Tipps & Strategien für einen stressfreien Kindergeburtstag.

Welche Spiele gehen immer?

Wählt am besten einige einfache Spiele aus, die jedes Kind kennt. Nach unseren Erfahrungen kommen Spiele wie „Topfschlagen“, „Stopp-Tanz“ oder „Eier-Laufen“ bestens an. Zudem müsst ihr nicht viel vorbereiten und könnt sie jederzeit einschieben. Auch eine Schatzsuche durfte bei uns bisher nie fehlen. Wir haben den Schatz immer ein einer hochwertigen Holz-Schatz-Truhe*versteckt. Diese Anschaffung lohnt sich meiner Meinung nach sehr.

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Was machen, wenn ein Kind ständig Unruhe stiftet?

Es gibt ja Kinder, die bei jeder Aktion dagegen sind und den Kindergeburtstag so richtig stören. Das ist nicht ideal und vor allem für die Partyorganisatoren (also wir Eltern) echt anstrengend. Und wenn sich dann noch die ruhigeren Kinder vom Unfug anstecken lassen, herrscht ein wildes und lautes Durcheinander. In solchen Situationen haben wir uns immer ein Buch geschnappt (am besten thematisch passend) und es vorgelesen. Wetten, dass genügend Kinder dabei sind, die die Geschichte hören wollen und die Störenfriede ermahnen? Noch effektiver ist es, die Kinder (wenn sie schon lesen können) das Buch selbst vorlesen zu lassen. Beginnen darf natürlich das ruhigste Kind.

Was tun bei Regen?

Auch Regen kann ein Partykiller sein, zumindest wenn viel draußen geplant ist. Aus diesem Grund solltet ihr immer genügend Alternativen für drinnen haben. Damit ihr dennoch rausgehen könnt, schreibt den Eltern vor der Party kurz, dass die Kinder regenfeste Kleidung mitbringen sollen. Dann könnt ihr auf jeden Fall eine Weile rausgehen.

Ihr merkt schon, dass das Thema Kindergeburtstag organisieren und planen fast unerschöpflich ist. Neben einer Feier zuhause, gibt es unzählige Möglichkeiten den Geburtstag außer Haus zu feiern. Diese hier aufzuzählen würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Zudem haben wir bisher immer in den eigenen vier Wänden gefeiert. Und meine Jungs wünschen sich dies auch weiterhin so. Das spricht dafür, dass wir bisher bei der Planung & Organisation der Geburtstagspartys alles richtig gemacht haben 😊.

Wie macht ihr das? Schafft ihr es zuhause eine stressfeien Geburtstag zu feiern? Oder tut ihr euch das nicht an und feiert außer Haus?

Bilder: Mama im Spagat

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** Es handelt sich um einen Affiliate-Link zu AUSGEFUXT.